Warum bei KCSARC arbeiten?

-6-12 Uhr
-12-18 Uhr
-18:00-24:00 Uhr
-12 Uhr-6 Uhr

Standort: Vollständig abgelegen – Wohnsitz muss im Bundesstaat Washington liegen 

• Befolgen Sie die HIPAA-Richtlinien
• Bereitstellung von Kriseninterventionen, Unterstützung, Informationen und/oder Überweisungen bei sexuellen Übergriffen per Telefon
• Ermitteln Sie den umfassenden Servicebedarf der Anrufer
• Geben Sie Informationen und Empfehlungen
• Bieten Sie Unterstützung und Informationen über die Auswirkungen von Viktimisierung
• Bereitstellung von Informationen zum Umgang mit dem Trauma und den Folgen sexueller Übergriffe sowie zu den medizinischen und rechtlichen Fragen im Zusammenhang mit sexuellen Übergriffen
• Bereitstellung von Informationen zu verfügbaren Diensten in King County und Umgebung
• Beurteilen Sie die medizinischen Bedürfnisse des Kunden und stellen Sie Informationen zu medizinischen Fragen zur Verfügung
• Bereitstellung von Unterstützung und Informationen im Zusammenhang mit medizinischen Untersuchungen
• Helfen Sie Klienten und/oder Erziehungsberechtigten, fundierte Entscheidungen in Bezug auf psychologische Bedürfnisse zu treffen
• Bereitstellung von Informationen und Unterstützung bei der Beantragung von Entschädigungen für Opfer von Straftaten
• Geben Sie Daten rechtzeitig in das Kundenverfolgungssystem ein
• Arbeiten Sie daran, den Servicebedarf kontinuierlich zu bewerten
• Nehmen Sie nach Bedarf an den monatlichen Meetings der Resource Line und anderen Agenturmeetings teil
• Unterstützen Sie Befürworter, die aufgrund von Krankheit, Urlaub oder anderen Abwesenheiten nicht in der Lage sind, Schichten zu übernehmen
• Beteiligen Sie sich aktiv an der Einzelsupervision
• Andere Aufgaben wie zugewiesen

• Fähigkeit zur Verwendung von Word, Access-basierten Datenbanksystemen und Outlook
• Tastaturkenntnisse
• Fähigkeit, ein Standardtelefon zu verwenden

Persönliche Kompetenzen:

• Demonstrierte zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Nachgewiesene Fähigkeiten zur Kommunikation mit Menschen in Krisensituationen
• Hervorragende Entscheidungskompetenz
• Ausgezeichnetes professionelles Urteil
• Nachgewiesene schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, aktives Zuhören, Problemlösungs- und Einfühlungsvermögen
• Kenntnisse über die Viktimisierung sexueller Übergriffe und den Heilungsprozess
• Fähigkeit, sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten
• Fähigkeit, mit Initiative und Durchsetzungsvermögen zu arbeiten
• Fähigkeit, Anrufer über Traumata sexueller Übergriffe, Merkmale und Verhaltensweisen von Tätern aufzuklären
• Verständnis für kulturelle Unterschiede
• Fähigkeit, konkurrierende Arbeitsanforderungen und Multitasking zu organisieren und zu priorisieren
• Fähigkeit, schnell Beziehungen aufzubauen
• Fähigkeit, Englisch zu lesen, zu schreiben und zu sprechen
• Akzeptieren und arbeiten Sie in Übereinstimmung mit den Leitprinzipien von KCSARC
• Fähigkeit, die Auswirkungen eines sekundären Traumas zu erkennen und zu bewältigen und mit Personen in einer Situation mit hohem Stress zu arbeiten
• Fähigkeit zur Wahrung der Vertraulichkeit

Mindesterfahrung: 

• 4-jähriger Hochschulabschluss plus 1 Jahr direkt relevante Berufserfahrung; oder
• 2 Jahre College/Berufsschule plus 3 Jahre direkt relevante Berufserfahrung; oder
• 6 Jahre direkte Berufserfahrung
• Nachgewiesene Fähigkeiten in der Krisenintervention und/oder Beratung

• Bachelorabschluss in Sozialarbeit, Psychologie oder einem verwandten Fach
• Erfahrung in der Arbeit mit Opfern sexueller Übergriffe
• Erfahrung in der Arbeit in einem Krisenzentrum für Vergewaltigungsopfer
• Zweisprachige Englisch-/Spanischkenntnisse

Anwenden

Als Business Operations Specialist kümmern Sie sich persönlich um Anrufer, Besucher, Gäste und Kunden, indem Sie die Rezeptionsabläufe von KCSARC verwalten.

Darüber hinaus unterstützen Sie den Business Operations Manager und das Personal in administrativer, organisatorischer und einrichtungstechnischer Hinsicht. Diese Position bietet dem Chief Executive Officer auch administrative Unterstützung auf hohem Niveau, einschließlich Terminplanung, Reisen, Besprechungen, Tagesordnungen und Kalenderunterstützung. Sie arbeiten mit allen Business Operations Managern zusammen, um die administrativen Aktivitäten von KCSARC zu koordinieren. Als erfolgreicher Kandidat für diese Position verfügen Sie über ein hohes Maß an organisatorischen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten, sind sehr proaktiv, extrem organisiert und diplomatisch, aber dennoch durchsetzungsstark im Umgang mit anderen.

Standort: Für diese Position ist eine Vollzeitanwesenheit vor Ort in unseren Büros erforderlich.
Std: Diese Stelle ist eine Vollzeitstelle, 40 Stunden, Montag bis Freitag – 8:30–17:00 Uhr
Entschädigung: $28,85-$30,29/Stunde
Status: Nicht befreit
Berichterstattung: Diese Position berichtet an den Business Operations Manager und verfügt über eine gepunktete Linie der Unterstützung zum CEO

Wichtige Funktionen:
Unterstützung des Geschäftsbetriebs:

• Bietet dem Büro und den Mitarbeitern von KCSARC Einrichtungs- und Betriebsunterstützung.
• Verwaltet den Lagerbestand an Vorräten und Möbeln und koordiniert die Zusammenarbeit mit externen Lieferanten.
• Dokumentiert Betriebsabläufe und hilft bei deren Aufrechterhaltung.
• Bietet Kunden und Mitarbeitern bei Bedarf erweiterte Unterstützung bei der Fehlerbehebung.
• Führt laufende Analysen der Betriebswerkzeuge und -methoden durch und dokumentiert Verbesserungen.
• Analysiert, wie Kunden- und Geschäftsinformationen erfasst werden und wie der Prozess verbessert werden kann.
• Analysiert Kundenbedürfnisse und ermittelt, wie Abläufe geändert werden können, um den Kundenservice zu verbessern und seine Bedürfnisse besser zu erfüllen.
• Bewertet sämtliche Unternehmensabläufe, um sicherzustellen, dass sie den Sicherheitsnormen und anderen Regeln und Vorschriften der Branche entsprechen.
• Bewältigt Einkauf und Logistik.
• Arbeitet daran, hervorragende Produkte und Dienstleistungen zu den niedrigstmöglichen Kosten zu liefern.
• Empfiehlt Prozessverbesserungen für alltägliche Betriebsabläufe.
• Bietet bei Bedarf Unterstützung für den Business Operations Manager.
• Bietet logistische Unterstützung für Schulungen und Geschäftskonferenzen.
• Verarbeitet Einkaufsaufträge.
• Führt operative Forschung durch.
• Löst komplexe Probleme im Zusammenhang mit dem Geschäftsbetrieb.
• Bereiten Sie vierteljährliche Geschäftsbetriebsberichte vor.
• Erstellen und/oder prüfen Sie nach Bedarf Korrespondenz, Präsentationen, Berichte und andere Agenturmaterialien, um vor dem Drucken sicherzustellen, dass alle Dokumente genau und richtig sind.
• Beantworten Sie Anfragen zur Erstellung neuer Broschüren und Druckmaterialien für die Agentur in Absprache mit der Betriebsabteilung und anderen Stellen, falls erforderlich.

CEO-Unterstützung:

• Terminplanung und Kalenderverwaltung.
• Fordern Sie Besprechungsanfragen an und überprüfen Sie diese, priorisieren Sie Termine und koordinieren Sie die Planung mit internen und externen Parteien.
• Identifizieren und reservieren Sie Besprechungsräume und vereinbaren Sie externe Besprechungsorte.
• Überprüfen Sie regelmäßig die geplanten Besprechungen, bewerten Sie die Prioritäten neu und ändern Sie zuvor geplante Termine.

Frontoffice/Kundenbetreuung:

• Beaufsichtigen Sie die täglichen Abläufe im Lobby-/Empfangsbereich, einschließlich: Begrüßen Sie Kunden, Besucher, Gäste und Mitarbeiter sofort nach ihrer Ankunft auf professionelle, freundliche und gastfreundliche Weise. Stellen Sie sicher, dass Telefonanrufe an den entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet werden. Beantworten Sie Anrufern grundlegende Informationen zur Agentur.
• Unterstützen Sie die Kundendienst-/Therapieabteilungen beim Faxen, Scannen und Archivieren von Kundenunterlagen, einschließlich der rechtzeitigen Einreichung von Kunden-ROIs und vertraulichen Unterlagen.
• Verantwortlich für die tägliche Abholung und Zustellung von USPS. Gewährleistet einen ordnungsgemäßen Korrespondenzfluss und eine genaue Verteilung der täglichen Post. Koordiniert die Abholung und Zustellung von Expresspostdiensten.
• Andere zugewiesene Aufgaben.

Kompetenzen:

• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Möglichkeit zur Nutzung von Standard- und Rezeptionstelefonen.
• Nachgewiesene Kompetenz in der Microsoft Office Suite, einschließlich Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Sharepoint und Access, sowie nachgewiesene Fähigkeit, Programme und Datenbanksysteme zu erlernen.
• Fähigkeit, Potenzial für Prozessverbesserungen zu erkennen.
• Fähigkeit, bei Bedarf Dringlichkeitsprioritäten festzulegen.
• Fähigkeit, die eigene Arbeitsbelastung effektiv zu organisieren.
• Fähigkeit, effektiv mit internen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, vertrauliches Material professionell und diskret zu behandeln.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, effektiv mit Personen unterschiedlicher Herkunft zusammenzuarbeiten.
• Fähigkeit, bei vorübergehender Abwesenheit eines unmittelbaren Vorgesetzten im Rahmen der Aufgabenstellung sicher Entscheidungen zu treffen.
• Verständnis für kulturelle Unterschiede und Bereitschaft, mehr zu lernen.
• Fähigkeit, eine strafrechtliche Hintergrundüberprüfung im Zusammenhang mit Straftaten gegen Personen zu bestehen.

Mindestvoraussetzungen:

• 4-jähriger Hochschulabschluss + 1 Jahr direkt relevante Berufserfahrung oder,
  2 Jahre Hochschul-/Berufsabschluss + 2 Jahre relevante Berufserfahrung oder,
  3-4 Jahre direkte Berufserfahrung

Bevorzugt:

• Zweisprachig Spanisch/Englisch dringend erwünscht (5% Gehaltserhöhung)
• Erfahrung in Verhaltensgesundheit, psychischer Gesundheit oder medizinischem Umfeld
• Vertrautheit mit elektronischen Patientenakten
• Versicherungsnavigation und medizinische Abrechnung
• Abgleich von Lieferantenzahlungen und -beziehungen

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